Een Junior Assistent ontvangen

Ontdek hoe je een Junior Assistent in jouw organisatie kan ontvangen

Voordelen

Kosten en verantwoordelijkheden

De coaching

Toekomstige medewerkers voor uw organisatie

 

Sinds 2013 kan elke niet-gouvernementele organisatie die erkend is door de Belgische overheid een aanvraag indienen om aan te sluiten bij het Juniorprogramma. Op die manier kan een nga (niet-gouvernementele actor) Junior Assistenten opnemen in zijn projecten in de partnerlanden van de gouvernementele ontwikkelingssamenwerking.
Momenteel zijn 21 ngo's aangesloten bij het Juniorprogramma.

Voordelen...

Een Junior Assistent bij uw activiteiten betrekken, levert heel wat voordelen op.
De Junior Assistent :

 

  1. wordt aangenomen via een strenge selectieprocedure die borg staat voor een kwalitatieve rekrutering. 

  2. kan het profiel hebben van geograaf, burgerlijk ingenieur, architect, econoom, jurist, bio-ingenieur, psycholoog, communicatiespecialist, socioloog, …
    Wij doen ons best om over een zo breed mogelijke waaier te beschikken om de meest uiteenlopende behoeften van het terrein te dekken.

  3. draagt op professionele wijze bij aan uw project/programma. Een Junior Assistent is immers een extra personeelslid dat gedurende minstens één en maximaal twee jaar aan uw effectieven wordt toegevoegd, met zeer weinig kosten voor uw project. Junior Assistenten voeren taken uit met een reële meerwaarde voor uw project.

  4. concentreert zich voor 100 % op taken die u wel zou willen uitvoeren maar waarvoor u niet steeds de tijd of de competenties hebt.
    Een geografische gegevensbank opstellen bijvoorbeeld, of opleidingen organiseren voor collega's of voor een groep begunstigden rond een nieuwe aanpak/tool, ... Meer voorbeelden vindt u bij de voorbeeldtaken van ex-Junior Assistenten in de verschillende domeinen;

  5. stelt een gekwalificeerde knowhow ter beschikking van uw project en draagt nieuwe kennis en/of technische competenties aan

  6. werpt vaak een frisse blik op uw project, hebben de kijk van een buitenstaander en stellen vragen die tot nadenken stemmen
  7. kan heel enthousiast overkomen en de mensen om zich heen motiveren. Dat kan een speciale dynamiek in uw project op gang brengen.
  8. kan bruggen slaan tussen verschillende projecten (misschien zelfs tussen verschillende organisaties) door haar/zijn relaties met andere Junior Assistenten, haar/zijn ontdekkingsdrang, haar/zijn nieuwsgierigheid naar andere facetten van de ontwikkelingssamenwerking, …
  9. volgt een (verplichte) briefing voor vertrek in Brussel. Die briefing geeft een inleiding tot de professionele achtergrond van de ontwikkelingssamenwerking en biedt bovendien een voorbereiding op het leven en werk in een verschillende culturele context.
  10. beschikt over een opleidingsbudget om haar/zijn competenties verder te ontwikkelen. Op die manier kan een Junior Assistent tijdens de hele contractduur haar/zijn competenties ontwikkelen om beter in te spelen op de behoeften van de functie.

 

Kosten en verantwoordelijkheden

Wanneer u een Junior Assistent (JA) in een van uw projecten opneemt, dan vraagt het Juniorprogramma vooral dat u bijdraagt aan zijn of haar begeleiding.
Het Juniorprogramma neemt het leeuwendeel van de kosten voor zijn rekening.

 

Wat dekt het Juniorprogramma

  • Het brutomaandsalaris van € 1446,09 per maand (dat is het minimumsalaris in België)
  • De betaling van de huisvestingskosten (volgens vastgelegde plafonds per land)
  • De betaling van bijdragen voor aansluiting bij de overzeese sociale zekerheid (DIBISS)
  • De betaling van een 13e maand, kinderbijslag en dubbel vakantiegeld
  • De ongevallen-, hospitalisatie- en repatriëringsverzekering
  • Een bijdrage van € 556 in de transportkosten van de bagage (heen en terug)
  • Jaarlijks een vliegtuigticket heen en terug
  • Bepaalde kosten die verband houden met expatriëring: vaccins, visa, paspoort, …
  • Een individueel opleidingsbudget van € 1000/jaar dat de Junior Assistent kan aanspreken in het kader van haar/zijn taken maar ook voor haar/zijn carrièreplanning
  • Verder wordt een laptop met het basissoftwarepakket ter beschikking gesteld.

Naast de kosten voor het uitsturen en het werk van de Junior Assistent op het terrein, neemt het Juniorprogramma het volgende voor zijn rekening:

  • de volledige selectie van de kandidaten (ongeveer 600 kandidaten per jaar);
  • de voorbereiding en de briefing van de Junior Assistenten vóór vertrek.

 

Wat uw organisatie moet voorzien

  1. Functioneringskosten
    Enkel de functioneringskosten van de Junior Assistent op het terrein vallen ten laste van het project: zendingskosten, uitrusting (kantoormeubelen, speciale software, ...), telefoonkosten, enz.
     
  2. De administratieve ondersteuning m.b.t. de verblijfs- en werkvergunning
    Aangezien de Junior Assistent specifiek bij uw project gaat werken, moet de administratieve procedure voor de werk- en verblijfsvergunning van de Junior Assistent worden opgestart bij de autoriteiten van het land van tewerkstelling.
     
  3. Samen met BTC de veiligheid verzekeren 
    De organisatie die een Junior Assistent ontvangt, moet een briefing geven en ervoor zorgen dat die wordt nageleefd: veiligheid op het terrein, zoals regels rond verplaatsingen, vervoermiddelen, plaatsen die te vermijden zijn, communicatie in geval van problemen, enz.
    Ook al wordt de Junior Assistent ter beschikking gesteld van de ngo, dan nog blijft de veiligheid het enige domein van begeleiding waar de verantwoordelijkheid gedeeld wordt tussen de ngo en BTC, die tenslotte de uiteindelijke werkgever van de Junior Assistent blijft. De strengste regel geldt, of die nu door BTC of de ngo werd uitgevaardigd, dat maakt niet uit. Dit vereist van beide organisaties een goede verstandhouding over de veiligheidsregels en een goede communicatie tussen de coach van de ngo en de Plaatselijk vertegenwoordiger van BTC.

     
  4. Coaching
    Een dergelijke ervaring van een jonge professional kan alleen maar slagen als er begeleiding van dichtbij is. Aan dat aspect hecht het Juniorprogramma enorm veel belang. Op het terrein wordt een Junior Assistent in zijn of haar werk altijd begeleid door een ‘coach’ en werkt er ook onder de rechtstreekse verantwoordelijkheid van diezelfde coach.

Wij verwachten van de coach dat hij of zij de Junior Assistent ondersteunt om:

  • zijn eigen actieplan op basis van afgesproken doelstellingen uit te werken en te realiseren;
  • zijn eigen oplossingen op problemen te vinden;
  • zijn potentieel ten volle te verwezenlijken;
  • stapsgewijs meer autonomie en verantwoordelijkheid te verwerven.

De coach van een Junior Assistent :

  • heeft dus in de eerste plaats een begeleidende functie en
  • fungeert daarnaast als evaluator van het geleverde werk.

 

De coaching

Het Juniorprogramma stelt een gids voor coaches ter beschikking en biedt bovendien regionale coaching-opleidingen en ondersteuning door de medewerkers van het Juniorprogramma in Brussel.

Définitie van coaching

Volgende twee definities vatten onze aanpak op het vlak van coaching goed samen:

  • Coach - begeleider
    Je kunt coaching definiëren als een relevante methode om het leerproces van de gecoachte of 'coachee' (= de Junior Assistent) te begeleiden. De methode is zo opgevat dat de gecoachte onafhankelijk functioneert binnen de organisatie. Coaching wil het volle potentieel en de competenties van de gecoachte ontwikkelen met het oog op betere prestaties en op persoonlijk én professioneel welzijn.

     
  • Coach - evaluator 
    De coach van een Junior Assistent treedt soms ook op als evaluator van het geleverde werk en staat altijd in voor onder andere het goedkeuren van verlofaanvragen en aanvragen voor opleiding

 

Coaching criteria

Opdat een coach zijn taken naar behoren kan vervullen, vraagt het Juniorprogramma dat de coach:

  • zich in hetzelfde land bevindt als de Junior Assistent, ook al is het niet nodig dat hij of zij dezelfde plaats van tewerkstelling heeft;
     
  • zich beperkt tot het coachen van maximaal twee Junior Assistenten;
     
  • een rechtstreekse arbeidsovereenkomst heeft met de Belgische organisatie die is aangesloten bij het Juniorprogramma (BTC of ngo) met een contractduur die lang genoeg is om de rol van coach minstens het eerste jaar van het juniorcontract te vervullen;
     
  • indien hij/zij niet dezelfde technische achtergrond heeft als de Junior Assistent, hij/zij dan een contactpersoon aanstelt voor de technische begeleiding.
    Een voorbeeld: een coach is landbouwkundige en dient een aanvraag in voor een Junior Assistent in communicatie. Dan kan de coach een contactpersoon aanstellen om de Junior Assistent te begeleiden op het technisch vlak van de communicatie.

     
  • zich ertoe verbindt een coaching-contract met de Junior Assistent af te sluiten. Dat wil zeggen dat de coach regelmatige tijdstippen vastlegt waarop de doelstellingen en eventuele professionele problemen van de Junior worden besproken;
     
  • zich ertoe verbindt om minstens vier gesprekken – de zogenoemde ontwikkelcirkels – per jaar te houden met de Junior Assistent, waarop hij of zij constructieve feedback geeft over het geleverde werk.

 

 

Getuigenissen van coaches

Hier enkele getuigenissen extracten.
Ontdek binnenkort nieuwe videos in de video zone.

 

       Line Risch, coach, 11-11-11 Burundi, 2013-2015
« Een Junior Assistent verwelkomen in je project is een heel interessante ervaring. Je leert allebei van elkaar. »

 

       Erasmo Otarola, coach CTB Pérou, 2011-2015
« De coach moet de jonge professionals persoonlijk begeleiden zodat ze hun doelstellingen en de afgesproken resultaten kunnen behalen. Van de andere kant moet de coach hen geleidelijk aan meer verantwoordelijkheden geven. Met een dergelijke aanpak zal je versteld staan hoe goed zij zich van hun taak kwijten

 

       Denis Ripoche, coach VSF Mali, 2010-2012
« Onze Junior Assistent heeft de basis van een nauwere opvolging gelegd en heeft hier zo veel mogelijk tijd ingestoken. Die tijd hadden wij niet, dus betekende zijn bijdrage voor ons beslist een meerwaarde. Op basis van zijn opvolging en de zwakheden die hij aan het licht heeft gebracht, heeft onze organisatie het programma hertekend. Nu is het een van de paradepaardjes in de regio. »

 

   Laurent Messiaen, coach CTB Rwanda, 2008-2016
« Onze Junior Assistenten konden vaak een functie in onderzoek en ontwikkeling opnemen om nieuwe tools en benaderingen te ontwikkelen met de partnerinstelling. Zelf hadden wij dat niet kunnen verwezenlijken omdat al onze medewerkers moesten instaan voor de voortgang van het programma zelf en niet verder konden gaan dan wat was afgesproken of voorzien. »

 

Toekomstige medewerkers voor uw organisatie

Het Juniorprogramma stelt vast dat meer en meer organisaties een beroep doen op de diensten van Junior Assistenten om voortgang te boeken bij hun projecten. Bovendien rekruteren ze steeds vaker ex-Junior Assistenten .

Bijna 60 % van de Junior Assistenten blijft na zijn of haar ervaring in het Juniorprogramma in de sector van de ontwikkelings-samenwerking werken. De helft daarvan werkt voor een ngo. De ngo's stellen de competenties en vakkennis die de Juniors op het terrein verworven hebben zeer op prijs.

Lees de studie over ex-Junior Assistenten in het gedeelte « Documenten »

 

Het Juniorprogramma en de ex-Juniors wisselen werkaanbiedingen in de sector uit via een Facebook-groep.
Aarzel dus niet om werkaanbiedingen van uw organisatie via ons Juniorprogramma (juniorprogramme@btcctb.org) door te geven aan het netwerk van ex-Juniors.

 

Uw ngo aansluiten

Een Junior Assistent aanvragen

Enkel organisaties die zijn aangesloten bij het Juniorprogramma kunnen een aanvraag voor een Junior Assistent indienen.
Behalve het Belgisch ontwikkelingsagentschap BTC, zijn de onderstaande organisatie aangesloten:

Als uw organisatie nog niet is aangesloten, dient u de aansluitingsprocedure te volgen vooraleer u een aanvraag voor een Junior Assistent kunt indienen.

 

 

Uw ngo aansluiten

Organisaties die willen aansluiten, dienen te beantwoorden aan volgende criteria:

Aansluitingscriteria

1. Uw organisatie is een nga opgericht door de Belgische overheid overeenkomstig artikel 26 van de wet van 19 maart 2013 op de Ontwikkelingssamenwerking.

2. Uw organisatie beheert een of meerdere projecten/programma's in een of meerdere partnerlanden van de gouvernementele ontwikkelingssamenwerking, want Junior Assistenten mogen enkel uitgezonden worden naar volgende landen:

Senegal, Benin,

Rwanda, Ouganda,

Marokko

Niger, Mali,

Tanzanie, Mozambique,

Burundi *

Burkina Faso, Guinee

Palestijnse Gebieden

DRCongo *

Opmerking *: Naar de twee laatste landen – DR Congo en Burundi – mag het Juniorprogramma momenteel geen Junior Assistenten uitsturen.
Buiten deze 14 partnerlanden kan het Juniorprogramma nog tot half 2017Junior Assistenten uitsturen naar voormalige partnerlanden: Bolivia, Peru, Vietnam en Algerije.

3. Deze projecten/programma's hebben betrekking op de sectorale en thematische concentratiesectoren bedoeld in de artikelen 11 en 19 van de wet van 19 maart 2013 op de Ontwikkelingssamenwerking:

Landbouw en voedselzekerheid

 

Gezondheidszorg
(met inbegrip van de toegang tot gezondheid voor allen, de reproductieve gezondheid en de strijd tegen de grote endemieën, inclusief de transversale aanpak van hiv/aids)

Gendergelijkheid

Onderwijs en vorming

 

Bescherming van het leefmilieu en van de natuurlijke hulpbronnen
(met inbegrip van de strijd tegen de klimaatverandering, droogte en ontbossing wereldwijd)

Maatschappijopbouw

Basisinfrastructuur

Mensenrechten
(met inbegrip van de kinderrechten)

Duurzaam en waardig werk

 

4. Uw organisatie heeft expat- of nationaal personeel met een arbeidsovereenkomst op het terrein in een van de partnerlanden van de Belgische ontwikkelingssamenwerking. Het Juniorprogramma eist in feite dat een persoon met een arbeidsovereenkomst van de nga wordt aangeduid als coach van de Junior Assistent.

5. Uw organisatie onderschrijft zonder voorbehoud

  • de twee overeenkomsten (een overeenkomst tussen BTC en de nga en een driepartijenovereenkomst tussen BTC, de nga en de Junior Assistent)
  • en de twee guidelines (Junior Assistent + coach) die BTC voorstelt.

 

Aansluitingsprocedure

Als uw organisatie voldoet aan de vijf aansluitingscriteria, vragen wij u om:

  • het aansluitingsformulier in te vullen; (zie gedeelte documenten) ;
  • de overeenkomst tussen BTC en de ngo in te vullen;  (zie gedeelte documenten) ;
  • beide documenten te laten ondertekenen door de vertegenwoordiger van uw organisatie en in twee exemplaren op te sturen naar het Juniorprogramma:

Juniorprogramma – BTC
Ter attentie van Monica Quintens

Hoogstraat 147
B- 1000 Brussel

Daarna zal een overlegcomité bestaande uit vertegenwoordigers van het Belgisch ontwikkelingsagentschap BTC, het Juniorprogramma, DGD en de Belgische ngo-federaties (Acodev en NGO federatie) uw aanvraag analyseren ter goedkeuring.

Voor meer informatie : juniorprogramme@btcctb.org - +32 (0)2 / 505.18.34

 

Een Junior Assistent aanvragen

Criteria voor een functie van Junior Assistent

De projecten moeten voldoen aan een aantal criteria opdat de ingediende functiebeschrijvingen goedgekeurd worden door het Juniorprogramma. Het project moet in staat zijn om:

  • de Junior Assistent een veilige werkomgeving te bieden;
  • een projectduur van minstens een jaar te bieden vanaf het verkrijgen van de instemming van het land. Het project heeft de keuze tussen drie formules voor de contractduur :
    • 1 jaar
    • 1 jaar met mogelijke verlenging voor een tweede jaar
    • 2 jaar
  • het project moet plaatsvinden in volgende partnerlanden van de Belgische gouvernementele ontwikkelingssamenwerking of in een voormalig partnerland: Senegal, Benin, Niger, Mali, Burkina Faso, Guinee, Rwanda, Oeganda, Tanzania, Mozambique, Palestijnse Gebieden, Marokko, Bolivia*, Peru*, Vietnam* en Algerije*
    (* Aanvragen voor deze landen zijn slechts mogelijk tot maart 2017)
  • een begeleiding te bieden tijdens de hele duur van het juniorcontract (onthaal, begeleiding en opvolging, ...). Het voornaamste kenmerk van het Juniorprogramma is in feite het 'coaching'-aspect van de Junior Assistent. Het is belangrijk dat de aangestelde coach en de Junior elkaar regelmatig kunnen ontmoeten om een goede opvolging te garanderen. Zie hoofdstuk over 'coaching' voor meer informatie over de rol van de coach, zijn of haar taken en verantwoordelijkheden;
  • om de behoefte aan en de aanvraag van een Junior Assistent in overleg met de partner te formuleren. Het is belangrijk dat de partnerorganisatie positief staat tegenover de komst van een Junior zodat zijn of haar integratie binnen het project vlot verloopt;
  • de toegevoegde waarde te identificeren van de aanwezigheid van een of meerdere Juniors voor het project of het programma en ervoor te zorgen dat we niet in de substitutieval lopen;
  • de Junior Assistent de mogelijkheid te bieden om in contact te komen met de plaatselijke realiteit, activiteiten uit te voeren die rechtstreeks met ontwikkeling te maken hebben en de werking van de structuur van de ontwikkelingssamenwerking op het terrein beter te leren kennen;
  • een budget te voorzien dat de werkingskosten van de Junior Assistent dekt (zoals kosten van terreinzendingen, aankoop van specifiek materiaal, communicatieapparatuur, enz.).

 

Aanvraagprocedure

Als uw organisatie reeds aangesloten is en u binnenkort een beroep wilt doen op Junior Assistenten dient u:

  1. uw aanvraag te richten aan het Juniorprogramma. Dat kan tweemaal per jaar, voor 30 maart en 30 september. Acodev en NGO federatie informeren hun netwerk eveneens over de oproepdata voor behoeften aan het Juniorprogramma;
  2. de potentiële behoeften aan Junior Assistenten te bepalen en te checken of de logistieke middelen (transport en dergelijke) van het project toelaten een Junior Assistent te verwelkomen voor minstens één jaar;
  3. uw aanvraag in te dienen aan de hand van de twee templates van de functiebeschrijving: 

    Deel I: Beschrijvend luik (zie gedeelte documenten)
    Deel II: Administratief luik (zie gedeelte documenten)

    Beide luiken moeten worden ingevuld door de persoon die de rol van coach van de Junior Assistent op zich neemt. De coach moet ervoor zorgen dat de sleutelpersonen (rechtstreekse collega's, partners, ...) meewerken aan het opstellen van de referentietermen van de Junior Assistent.

  4. De aanvraag laten analyseren en goedkeuren door de vertegenwoordiger van uw organisatie in het land waar de functie zal worden uitgevoerd. Als uw project tot een Belgische ngo behoort, dan moet de vertegenwoordiger van die ngo daarna de formulieren opsturen naar de focal point (FP) die op de hoofdzetel van de ngo is aangeduid.
  5. De focal point voor het Juniorprogramma op de hoofdzetel van de ngo of – in geval van een BTC-project – de Plaatselijk vertegenwoordiger van BTC, centraliseert de aanvragen en stuurt ze volgens de oproepkalender naar de contactpersoon van het Juniorprogramma.
  6. De gerekruteerde Junior Assistent zal pas ongeveer zes maanden later vertrekken.

 

Een paar tips
 

  • Welomschreven taken en verantwoordelijkheden van bij de eerste stap van het proces vormen een sleutel tot succes voor de Juniorervaring. De Junior Assistent en ook het projectteam zullen zich van bij zijn of haar aankomst beter op hun gemak voelen.
  • Wij hameren erop dat een Junior Assistent een reële meerwaarde betekent en dat het belangrijk is hem of haar te responsabiliseren en te betrekken bij een specifieke taak van het project. Daarvoor is het belangrijk om in de functiebeschrijving duidelijk de verwachte output te omschrijven.

  • Wij kunnen niet garanderen dat het gezochte profiel zich ook effectief in onze wervingsreserve bevindt. Daarom is het belangrijk om te voorzien dat, indien de Junior niet wordt gevonden, het goede verloop van de activiteiten van het project niet in het gedrang komt.

  • Houd er bij het invullen van de functiebeschrijving rekening mee dat het beschrijvend luik van de functie (Luik I) als dusdanig zal gepubliceerd worden op het internet ter attentie van de kandidaten. Maak dus een duidelijke en concrete beschrijving (vermijd afkortingen, geef uitleg bij technische termen, ...) zodat de kandidaten, die de context of het project niet kennen, toch een correct idee krijgen van de functie en van de verwachtingen. Het administratieve luik (Luik II) is een intern document.

 

Een aanvraag betekent niet automatisch een invulling

Het indienen van een aanvraag voor een Junior Assistent garandeert niet dat het Juniorprogramma ook effectief een Junior zal kunnen toewijzen. Het Juniorprogramma kan 35 % à 45 % van de gevraagde functies na selectie invullen.

Daar zijn verschillende redenen voor:

  • Het kan zijn dat niemand zich kandidaat stelt voor de functie.
    De kandidaten kiezen zelf voor welke functie ze solliciteren. Daarom moet de functiebeschrijving goed leesbaar en aantrekkelijk zijn

     
  • Ook is het mogelijk dat het gevraagde profiel eenvoudigweg niet beschikbaar is in onze wervingsreserve.
    Bepaalde profielen zijn meer vertegenwoordigd dan andere. Zo worden experts in ICT veel gevraagd, maar bieden heel weinig kandidaten met dat profiel zich aan voor onze selecties. Het Juniorprogramma stuurt een lijst met de profielen uit de reserve op, zodat het project kan inschatten of zijn vraag een goede slaagkans heeft.

     
  • Tot slot ontvangt het Juniorprogramma heel veel aanvragen van het terrein. Ons programma heeft echter niet de financiële middelen om op al deze aanvragen in te gaan. Daarom gaat de voorkeur uit naar de beste match tussen de functie en de kandidaat-Junior Assistent.
    Maar dat belet niet dat u opnieuw een aanvraag kunt indienen bij een volgende oproep. In de mate van het mogelijke en in functie van de kandidaten, proberen wij rekening te houden met het feit dat de functie de eerste maal niet werd ingevuld en er dus de volgende maal prioriteit aan te geven.

 

 

Documenten